Автоматизация закупок: от заявки до поставки без Excel и потерянных согласований
Заявки, согласования, предложения поставщиков и бюджет — в одной системе; руководитель видит, где застряла закупка. Автоматизация закупок в компании — это когда заявка сама идёт по маршруту, как посылка с трек-номером.
- На вашей 1С или Битрикс24
- Сравнение КП поставщиков с помощью ИИ
- Начинаем с одной категории закупок
Закупки — один из бизнес-процессов
Автоматизация закупок для бизнеса строится так же, как любая автоматизация бизнес-процессов: находим, где заявка ждёт и где данные переносят руками, и убираем эти шаги. Часто закупки автоматизируют вместе с продажами — у них общие товары, склады и деньги.
Где закупки теряют деньги и время
Заявки на закупку — в почте и мессенджерах
Заявка — через форму с номенклатурой и лимитами, у каждой есть номер, статус и ответственный.
Согласование идёт неделю, и никто не знает, у кого оно сейчас
Маршрут согласования с напоминаниями и отметкой, у кого заявка.
КП поставщиков сравнивают вручную в Excel
ИИ собирает позиции, цены и сроки из всех КП в одну таблицу.
Перерасход бюджета видно только в конце месяца
Лимиты бюджета проверяются при согласовании заявки, а не постфактум.
Сроки поставки срываются без предупреждения
Контроль исполнения: напоминания поставщику и снабженцу до срока, а не после.
Как автоматизировать процесс закупок: полный цикл
P2P-цикл — от заявки до оплаты — и что автоматизируем на каждом шаге.
- 01
Заявка
Форма с номенклатурой и лимитами — заявка сразу в системе, а не в почте.
- 02
Согласование
Маршрут согласования по сумме и категории, многоуровневый, с напоминаниями.
- 03
Запрос КП и тендер
Запрос коммерческих предложений нескольким поставщикам в один клик.
- 04
Сравнение предложений
Таблица сравнения по цене, срокам и условиям — с помощью ИИ.
- 05
Договор
Договор поставки по шаблону, согласование и подпись.
- 06
Заказ и контроль поставки
Заказ поставщику, контроль сроков, приёмка на складе.
- 07
Оплата и закрывающие
Оплата по графику, закрывающие документы — в учёт.
- 08
Аналитика
Экономия, сроки, поставщики — в отчёте руководителя.
Приёмка и склад
Последний шаг закупки — приёмка на складе. Если там по-прежнему бумажные списки и пересорт, её автоматизируют вместе со складом — автоматизация склада: приёмка по штрихкоду, сверка с заказом поставщику.
Какую систему выбрать: 1С, Битрикс24 или SRM
Какие существуют программы для автоматизации закупок — и чем SRM отличается от ERP и CRM.
Битрикс24
смарт-процессы- Для кого
- небольшие компании, заявки и согласования
- Лицензии
- тариф Битрикс24
- Срок запуска
- быстро
- Плюсы
- быстрый старт, удобные согласования
- Минусы
- слабая связь с учётом без интеграции
1С:УТ, КА, ERP
модуль закупок в учёте- Для кого
- учёт уже в 1С, закупки связаны со складом
- Лицензии
- уже есть в конфигурации
- Срок запуска
- средне
- Плюсы
- закупки сразу в учёте
- Минусы
- неудобно для согласований
1С:Закупки SRM
отдельное решение на 1С- Для кого
- много поставщиков и процедур, учёт в 1С
- Лицензии
- по прайсу 1С
- Срок запуска
- средне
- Плюсы
- работа с поставщиками и КП
- Минусы
- лицензии и внедрение
SRM-система
Comindware, AGORA, Синтека и др.- Для кого
- крупные компании с тендерными процедурами
- Лицензии
- за пользователя, по тарифу вендора
- Срок запуска
- дольше всего
- Плюсы
- полный цикл, портал поставщика
- Минусы
- дорого для небольших закупок
SRM — система для работы с поставщиками, ERP — для учёта всего предприятия, CRM — для работы с клиентами. Небольшой компании обычно хватает Битрикс24 или 1С с настроенными маршрутами; отдельная SRM нужна при больших объёмах и тендерах.
На чём строим
Для заявок и согласований — смарт-процессы Битрикс24; если учёт в 1С, закупки строим в ней или связываем Битрикс24 с учётом через интеграцию с 1С. Для компаний с производством — 1С:Комплексная автоматизация, где закупки, склад и финансы в одной базе.
Сравнение КП поставщиков с помощью ИИ
Поставщики присылают предложения в разном виде: PDF, сканы, Excel, текст в письме. ИИ извлекает из них позиции, цены, сроки поставки и условия оплаты и собирает одну таблицу — «самое выгодное предложение по каждой позиции». Снабженец проверяет и выбирает, а не перепечатывает.
Пример (демо): пять КП на 40 позиций сведены в одну таблицу, самые низкие цены и короткие сроки подсвечены. Позиции, которых нет у части поставщиков, помечены отдельно. Технически это извлечение данных из PDF и сканов.
- PDF, сканы, Excel и письма
- Позиции, цены, сроки, условия
- Решение — за снабженцем
Тендеры и цены поставщиков
Входящие данные для закупки: где искать поставщиков и как понять, что цена адекватная.
Что изменится через 2–3 месяца: как считаем
Эти показатели снимаем до запуска и через 2–3 месяца работы. Срывы поставок считаем отдельно — по датам в заказах.
Сколько стоит автоматизация закупок
Стоимость — по запросу: проекты сильно отличаются по объёму. Цену называем после обследования и фиксируем в смете.
Из чего складывается:
- лицензии, если нужна новая система, — по тарифам вендора;
- обследование текущих закупок;
- настройка форм, маршрутов согласования и лимитов;
- интеграции с 1С и бухгалтерией;
- ИИ-разбор КП;
- обучение снабженцев и руководителей.
Сценарии: небольшой компании часто хватает заявок и согласований в Битрикс24 со связкой с 1С; средней — закупок в 1С с ИИ-сравнением КП и отчётами. Порядок бюджета — в калькуляторе стоимости автоматизации. Все услуги направления — на странице автоматизации бизнеса.
Цены на автоматизацию
Цены «от» из нашего прайса по услугам раздела. Закупки считаем после обследования.
| Услуга | Что входит | Стоимость | Заявка |
|---|---|---|---|
| Внедрение CRM под ключ Подбираем CRM под процесс продаж, настраиваем воронки и телефонию, переносим базу и обучаем менеджеров. |
| от 120 000 ₽ за проект | Обсудить |
| Внедрение и настройка amoCRM Воронка под ваш отдел продаж, интеграции с сайтом, телефонией, 1С и мессенджерами, обучение и поддержка. |
| по запросу | Обсудить |
| Внедрение Битрикс24 Настраиваем CRM, роботов и бизнес-процессы в Битрикс24, подключаем сайт, телефонию и 1С, дорабатываем и поддерживаем. |
| по запросу | Обсудить |
| Автоматизация отдела продаж Заявки из всех каналов в CRM, распределение, контроль скорости ответа, КП по шаблону и отчёты руководителю. |
| по запросу | Обсудить |
| Интеграция 1С с CRM и другими системами Клиенты, счета, оплаты и остатки ходят между 1С, CRM и телефонией сами — без ручного переноса. |
| от 50 000 ₽ за проект | Обсудить |
| Интеграция 1С с сайтом Товары, цены и остатки из 1С — на сайт, заказы — обратно в 1С. Битрикс, Tilda, WordPress; чиним сломанный обмен. |
| по запросу | Обсудить |
| Внедрение 1С Подбираем конфигурацию — УНФ, УТ, КА, ЗУП, — настраиваем учёт, переносим данные и обучаем сотрудников. |
| по запросу | Обсудить |
| Внедрение 1С:Комплексная автоматизация Финансы, склад, продажи, производство и зарплата в одной базе 1С — с полной ценой лицензий и внедрения до старта. |
| по запросу | Обсудить |
| Внедрение 1С:ERP Поэтапное внедрение 1С:ERP для производства и дистрибуции: обследование, ТЗ, настройка, перенос из УПП, интеграции. |
| по запросу | Обсудить |
| Сопровождение 1С Обновления, консультации пользователей, доработки и контроль базы по абонементу — с отчётом по каждому часу. |
| по запросу | Обсудить |
| Программист 1С Отчёты, печатные формы, обработки и обмены в 1С — с оценкой в часах до начала и работой по договору. |
| по запросу | Обсудить |
| Автоматизация бизнес-процессов под ключ Находим ручные шаги, связываем CRM, 1С и таблицы и считаем окупаемость до старта — начиная с самого выгодного. |
| от 460 000 ₽ за проект | Обсудить |
| API-интеграции сервисов Связываем CRM, 1С, Авито, маркетплейсы, сайт и мессенджеры по API, когда готового модуля нет. |
| от 29 000 ₽ за проект | Обсудить |
| Автоматизация на n8n, Make и Zapier Сценарии из готовых блоков: заявки, уведомления, отчёты; n8n разворачиваем на вашем сервере. |
| по запросу | Обсудить |
| 1С:Документооборот и роботизация рутины Договоры и согласования в 1С:Документооборот, ЭДО, распознавание сканов и программные роботы для рутины. |
| по запросу | Обсудить |
| Автоматизация Google Таблиц и Excel Скрипты на Google Apps Script собирают данные из CRM, 1С и рекламы, а отчёты готовы к утру. |
| по запросу | Обсудить |
| Интеграция 1С с маркетплейсами Заказы, остатки, цены и отчёты Ozon, Wildberries и Яндекс Маркета — в вашей 1С; FBO и FBS, несколько кабинетов. |
| по запросу | Обсудить |
| Автоматизация склада в 1С Приёмка, сборка и инвентаризация по штрихкодам, ТСД, 1С:WMS и маркировка «Честный знак». |
| по запросу | Обсудить |
| Автоматизация закупок Заявки и согласования в одной системе, сравнение КП поставщиков с помощью ИИ, контроль бюджета и поставок. |
| по запросу | Обсудить |
| Автоматизация HR-процессов Подбор, адаптация, кадровые документы и ответы сотрудникам — на Битрикс24, 1С:ЗУП, КЭДО и ботах. |
| по запросу | Обсудить |
| Автоматизация поддержки клиентов Обращения из всех каналов в одном окне, бот с ИИ на типовые вопросы, операторы — на сложные. |
| по запросу | Обсудить |
Лицензии выбранной системы — отдельно, по тарифам вендора.
Как внедряем
- 01
Карта текущих закупок
Как сейчас проходит заявка, кто согласует, где теряется время.
- 02
Выбор узкого места и системы
С чего начинаем и на чём строим — по пользе и тому, что уже есть.
- 03
Настройка
Формы, маршруты, лимиты, ИИ-сравнение КП, интеграции.
- 04
Пилот на одной категории
Например, закупки расходников: запускаем, собираем замечания, правим.
- 05
Расширение и отчёты
Подключаем остальные категории и отчёт руководителю.
Вопросы об автоматизации закупок
Что такое автоматизация закупок простыми словами?
С чего начать автоматизацию закупок в небольшой компании?
Чем SRM-система отличается от ERP и CRM?
Можно ли автоматизировать закупки в 1С или Битрикс24 без новой системы?
Сколько стоит автоматизация закупок и сколько длится внедрение?
Можно ли настроить многоуровневое согласование и лимиты бюджета?
Как ИИ сравнивает коммерческие предложения поставщиков?
Подходит ли это для госзакупок и тендеров по 44-ФЗ и 223-ФЗ?
Что ещё автоматизировать рядом
Автоматизация склада в 1С
Приёмка, сборка и инвентаризация по штрихкодам, ТСД, 1С:WMS и маркировка «Честный знак».
Поиск и мониторинг тендеров
Новые закупки с площадок и агрегаторов, ИИ-фильтр по документации и подборка в Telegram и CRM.
Интеграция 1С с CRM и другими системами
Клиенты, счета, оплаты и остатки ходят между 1С, CRM и телефонией сами — без ручного переноса.
Разберём ваши закупки
Опишите, как сейчас проходит заявка на закупку, — предложим, что автоматизировать первым.
Что будет после заявки
- Укажите удобный способ связи для обсуждения задачи.
- Созвонимся: задача, цифры, ограничения. Первый разговор бесплатный.
- Пришлём план: порядок работ, кто подключится и смета.
Заявка ни к чему не обязывает.
Если задача не наша, скажем прямо и подскажем, к кому идти.
Расскажите о задаче
Имени и телефона достаточно. Подробности можно добавить сразу или обсудить при звонке.