Дашборд: что это такое простыми словами, как он работает и как сделать свой

Представьте конец месяца. Директор просит: «Покажите, как у нас дела». Вы открываете рекламный кабинет, потом Метрику, потом CRM (систему учёта клиентов), потом таблицу с расходами. Через два часа у вас двенадцать вкладок, три разные цифры «заявок» и ни одного ответа.

Дашборд решает именно эту задачу. Это один экран, на котором собраны главные цифры бизнеса. Экран обновляется сам, поэтому утром вы открываете его и за минуту понимаете, всё ли в порядке.

Слово звучит модно, но суть простая. В этой статье — ответы на вопросы, которые задают чаще всего: что такое дашборд простыми словами, как он работает, какие бывают виды, зачем он нужен, по каким правилам его собирают, чем он отличается от базы данных и как сделать свой — в специальном сервисе (BI-сервис — сервис, который превращает данные в графики и отчёты) или в PowerPoint. Мы опираемся на официальную документацию сервисов бизнес-аналитики Яндекс DataLens и Power BI (от Microsoft), а также Grafana (мониторинг серверов), Metabase и Data Studio (от Google). Ещё читали справку Яндекс Метрики (статистика сайта), Яндекс Директа (реклама) и Microsoft по PowerPoint. Выдуманных кейсов и цифр здесь нет.

Что такое дашборд: определение простыми словами

Слово «дашборд» пришло из английского слова dashboard (приборная панель). Документация Grafana объясняет это так: понятие заимствовано из автомобилей, где панель даёт водителю доступ к органам управления машиной. Цифровой дашборд делает то же для бизнеса или системы. Он показывает состояние и помогает им управлять.

Вот определение простыми словами. Дашборд — это страница с несколькими графиками, таблицами и числами, которые вы настроили заранее. Цифры приходят из ваших систем сами, а не набираются вручную. Каждый элемент отвечает на свой вопрос: сколько заявок, откуда они, во что обходятся.

Что значит и что означает дашборд на практике? Это окно в данные. Сами данные лежат в источнике: в базе, в CRM, в рекламном кабинете. Дашборд только показывает нужный срез. Яндекс DataLens не держит копию ваших данных: каждый раз он обращается к источнику.

Чарт — это график или таблица на дашборде. Видно, что системы называют одно и то же разными словами, но суть общая: набор элементов на одном экране, который собран вокруг задачи. Дашборды — это, по сути, «приборные панели» для бизнеса, маркетинга, продаж или серверов.

Что такое дашборд в аналитике

В аналитике дашборд — основной способ доставить цифры тем, кто принимает решения. Аналитик собирает данные и считает показатели. Дашборд превращает их в картинку, которую понимает человек без специальных знаний. Поэтому, когда говорят «аналитический дашборд», имеют в виду экран, где вместе с цифрами есть инструменты разбора: фильтры, детализация, сравнение периодов. О них мы расскажем ниже.

Как правильно: «в дашборде» или «на дашборде»

Единого правила в официальных источниках мы не нашли. В документации Яндекс DataLens используется оборот «на дашборде»: например, там сказано, что при пустых параметрах ошибка появится именно «на дашборде». Мы пишем так же. В вашем тексте важнее держаться одного варианта по всему документу.

Чем дашборд отличается от базы данных и отчёта

Эти слова часто путают, поэтому разберём по порядку. База данных — это склад. Она хранит записи: заказы, клиентов, события. Чтобы получить ответ, нужно написать запрос. Дашборд — это витрина. Он берёт со склада только то, что нужно, и показывает в удобном виде.

Отчёт — это документ с несколькими страницами и подробностями. В Power BI он основан на одной модели данных, его можно фильтровать и «нарезать». Дашборд в Power BI — одна страница-холст: она рассказывает историю и содержит только главное. Из дашборда человек переходит в отчёт, когда нужны детали.

Для самых любопытных. Источником данных для дашборда может быть что угодно. Документация Grafana среди источников называет базы данных на языке SQL (язык запросов к базам), системы мониторинга и даже обычный файл CSV (простая таблица в текстовом файле). Поэтому слова «дашборд» и «база данных» не конкурируют: одно питается другим.

Из чего состоит дашборд: основные элементы

Откройте любой дашборд и вы увидите одни и те же детали. Названия разные, суть одна. В Яндекс DataLens это виджеты, в Power BI — плитки, в Grafana — панели, в Metabase — карточки.

Одно и то же — разные слова

Чтобы не запутаться в документации, держите под рукой словарь.

Как выглядит дашборд

Чтобы не гадать, откройте Яндекс Метрику. В ней три стандартных дашборда: «Сводка», «Эффективность трафика» и «Электронная коммерция». Дополнительно можно создать ещё пять своих. На скриншоте — «Сводка» действующего сайта.

В Метрике тип виджета меняют прямо на дашборде: показатель, график, таблица или мультивиджет (набор метрик в динамике). А в самом графике переключают вид: линейный, столбчатый, круговая диаграмма. Раздел «Обзор» — это дашборд, который можно вынести в быстрый доступ бокового меню. Настроить Метрику и цели под ключ можем и мы.

Как данные доходят до экрана

Документация Grafana описывает путь данных тремя шагами: плагин, запрос и необязательное преобразование. Плагин — небольшая программа, которая достаёт данные из источника и приводит их к общему виду. Мы добавим к ним начало и конец. Получится цепочка из пяти звеньев.

Разберём звенья по порядку.

• Источник — любая система, где лежат цифры. Это может быть база, сервис рекламы или файл CSV.
• Подключение — набор параметров для доступа к источнику. В DataLens на нём строится набор данных, то есть описание таблиц и полей.
• Запрос сужает все данные до нужного набора. У каждого источника свой язык запросов, но в BI-сервисе вы чаще всего перетаскиваете поля мышью.
• Преобразование — необязательный шаг. Например, склеить имя и фамилию в одно поле или превратить текст в дату.
• Панель, чарт или плитка — то, что вы видите: график, таблица, число.

Как работает дашборд: что происходит, когда вы его открываете

Главное, что стоит запомнить: дашборд ничего не считает «сам по себе». Каждый график — это запрос к источнику. Вы открыли вкладку — сервис отправил запросы по каждому чарту. Вы выбрали значение в фильтре — запросы ушли снова.

Отсюда следуют практические вещи, которые прямо описаны в документации DataLens.

Метрика и Директ работают так же, только вы не видите «подкапотной» части. Директ, например, подтягивает в сквозную аналитику цифры Метрики за 30 дней, если вашему логину открыт доступ к счётчику.

Как обновляются данные

Цифры на экране свежие ровно настолько, насколько вы это настроили. В DataLens автообновление включают в настройках, минимальный интервал — 30 секунд. Настройка глобальная: после сохранения она действует у всех, кто откроет дашборд. В Metabase выбирают интервал от одной до шестидесяти минут и предупреждают: каждое обновление перезапускает все запросы.

Как работают фильтры и связи

Фильтры — главное, что отличает дашборд от картинки. В DataLens для них есть селекторы: список, поле ввода, календарь и чекбокс. Выбор в селекторе меняет все связанные чарты.

Приведём пример из документации. Вы выбираете страну в первом селекторе. Список городов во втором сразу сужается. Работает и наоборот. По умолчанию связаны чарты и селекторы, построенные на одном наборе данных. Для разных наборов связь настраивают вручную через алиас — так называют связь между полями разных наборов данных.

Ещё есть фильтрация чартов чартами. Вы кликаете по столбцу или сегменту диаграммы, и остальные чарты показывают только его часть. Сбросить фильтр можно повторным кликом.

Ссылку можно отправить коллеге. В DataLens состояние фильтров хранится в параметре ссылки, и человек увидит дашборд с вашими настройками. Так проще показать нужные данные, чем описывать, что и где выбрать.

Виды дашбордов: какие бывают и для чего

Единой классификации в документации нет: каждая система показывает свои примеры. Но по вопросу, на который отвечает экран, дашборды делят на несколько понятных видов. Мы взяли примеры из прочитанных источников.

Дашборды для руководства

Руководителю нужна общая картина: растёт ли бизнес, где просадка, выполняется ли план. Ему не нужны сотни строк. Подходит экран по принципу Power BI: дашборд — это обзор и единое место для наблюдения за текущим состоянием. Если детали нужны, человек переходит в отчёт. Не кладите на дашборд подробности, пока читатель не просит их показать.

Дашборд эффективности и показателей эффективности

Такой экран отвечает на вопрос «окупается ли?». В Директе это раздел «Эффективность продвижения» с пузырьковой диаграммой по кампаниям: клики по вертикали, расходы по горизонтали, размер круга зависит от выбранного показателя. В Метрике есть дашборд «Эффективность трафика». Power BI называет KPI (ключевые показатели эффективности) ещё и отдельным видом визуализации.

Совет от Директа полезен и вне рекламы: наибольшее значение имеют не клики и позиции, а показатели, которые связаны с реальными заказами. Свяжите дашборд с сквозной аналитикой, и он покажет не клики, а деньги.

Дашборд бизнес-процесса и дашборд процесса

Процесс — это цепочка шагов: заявка, звонок, расчёт, договор, оплата. Дашборд процесса показывает, на каком шаге люди «застревают». Хороший пример из рекламы: вкладка «Места показа» в Директе сравнивает поиск и сети, и это удобный способ оценить воронку продвижения. Воронка — это путь человека по шагам: от первого касания до покупки.

Чтобы собрать такой экран по продажам, нужны данные из CRM и сайта. Если системы друг с другом не связаны, помогут интеграции по API (так программы обмениваются данными друг с другом).

Дашборд пользователя и для задач

У дашборда всегда есть аудитория. Power BI делит людей на тех, кто создаёт содержимое, и тех, кто получает дашборды и отчёты от коллег. Читателю нужен ответ, а не настройки. Документация Grafana советует отдельно проверять, понятен ли экран постороннему человеку.

Дашборд «под задачу» отвечает на один вопрос. Например: «Какие кампании приносят заявки?» или «Где мы теряем клиентов на сайте?». На втором вопросе пригодится аудит конверсии и поведения на сайте.

Для чего нужен дашборд: зачем он бизнесу

Коротко: чтобы видеть главное и быстро находить, где что-то пошло не так. Документация Power BI формулирует это так: дашборд помогает следить за бизнесом и видеть самые важные показатели с одного взгляда. Теперь подробнее.

Цели дашбордов

Без цели дашборд превращается в галерею графиков. Документация Grafana даёт простой тест: если у экрана нет цели, спросите себя, нужен ли он вообще. Хорошая цель звучит как вопрос или решение.

• «Сколько заявок мы получили на этой неделе и откуда?»
• «Окупается ли реклама?»
• «Где на сайте люди теряются?»
• «Выполняем ли мы план продаж?»

Дашборд помогает, если после просмотра вы можете сказать, что делать дальше. Если нет, значит, показатель лишний или экран не доделан.

Применение дашбордов в работе

Где дашборды используют чаще всего:

• Маркетинг и реклама. Метрика и Директ уже содержат готовые дашборды. Для ежедневной работы этого часто хватает.
• Продажи. В примерах Power BI есть «Sales and Marketing Sample».
• Закупки, ИТ-расходы, кадры. Microsoft использует для обучения примеры по закупкам, расходам на ИТ и персоналу.
• Мониторинг систем. Область Grafana: методы USE (процессор, память, сеть) и RED (запросы, ошибки, время ответа).
• Сайт и интернет-магазин. В Метрике есть стандартный дашборд «Электронная коммерция».

Если нужен экран, которого нет в готовых сервисах, его разработают на заказ.

Принципы и правила дашборда: как сделать читаемый экран

Правила дашборда лежат на стыке двух вещей: как человек читает и как работают данные. Ниже — десять основ создания дашбордов. Каждое подтверждено документацией: Power BI, Grafana или Metabase.

Порядок чтения: сверху вниз

Большинство людей читает сверху вниз. Поэтому выстраивайте экран как историю: от общего к частному. Это прямая рекомендация и Power BI, и Grafana.

Современный дашборд: что он умеет

Современный дашборд — это не картинка. Он интерактивен и помогает думать. Функции дашбордов в документации сервисов описаны по-разному, но самые частые такие.

Нейроаналитик в DataLens работает только с одним набором данных и недоступен на телефоне, так что проверьте ограничения заранее. Если хотите подключить ИИ к своим данным и документам, посмотрите нашу услугу ИИ-ассистент.

Как пользоваться дашбордом: пять шагов чтения

Дашборд не нужно «изучать». Достаточно один раз научиться читать его в правильном порядке. Вот порядок, который хорошо работает на любом экране.

Как читать график с нормализацией

В Метрике есть интересный пример: график с нормализацией для сравнения с рынком. Для каждой метрики за период первая точка с данными принимается за 100 %. Дальше график показывает процентное отклонение от неё.

Метрика сравнивает вас с ближайшими сайтами со схожей аудиторией. Список этих сайтов не показывают: доступна только агрегированная статистика. Данные обновляются по вторникам. Для сравнения нужно минимум 10 визитов за неделю, а счётчику должно быть не меньше четырёх недель.

Что дашборд не умеет

Знайте ограничения, чтобы не ждать лишнего.

Если вам нужны фильтры по всему экрану, а в вашем сервисе дашборд их не поддерживает, откройте отчёт. Или выберите сервис, где фильтры есть.

Как делиться дашбордом и безопасно ли это

Делиться можно тремя способами: отправить доступ коллеге, выдать публичную ссылку или вставить дашборд на сайт. Публичный доступ — самый рискованный. Документация DataLens предупреждает: любой пользователь сможет открыть дашборд без авторизации. Чарты и дашборды не должны содержать персональные данные или коммерческую тайну. Доступ к опубликованным данным неограничен, и их можно скачать в машиночитаемом формате.

Как сделать дашборд: шесть шагов от вопроса до запуска

Не стремитесь к идеальному дашборду с первого раза. Лучше соберите минимальный вариант за неделю и улучшайте по мере использования. Иначе работа растянется на месяцы, а смотреть будет нечего.

Шаг 1. Определите, кто и зачем будет смотреть

В документации Power BI есть вопросы для начала. Задайте их себе или заказчику: как аудитория будет использовать дашборд, какие ключевые показатели помогают ей решать, какая информация нужна для успеха. Ответы определят набор блоков.

Шаг 2. Выберите 5–10 вопросов и показателей

Metabase советует: если на экране больше десяти карточек, подумайте, не разбить ли его на два. Пусть каждый дашборд посвящён одной теме. Точного числа показателей эта документация не называет, но направление ясно: меньше, но по делу.

Шаг 3. Проверьте источники данных

Прежде чем рисовать, убедитесь, что нужные данные есть и доступны. Если данные разбросаны по таблицам, CRM и сервисам, начните с их сбора. Помогут парсинг внешних сайтов, автоматизация таблиц и очистка и сопоставление данных. Данные в источнике удобно подготовить заранее. Рекомендации DataLens: хранить данные в виде, не требующем сложных вычислений; явно объявлять типы, например не хранить даты как текст; заранее удалять строки, которые не понадобятся.

Шаг 4. Нарисуйте эскиз

Возьмите лист бумаги. Нарисуйте сетку и расставьте блоки: самое важное — вверху слева, детали — внизу. Подпишите над каждым блоком вопрос. Эскиз за десять минут сэкономит часы переделок. В Metabase для этого есть шаблоны разделов, например сетка ключевых показателей (KPI Grid).

Шаг 5. Соберите в выбранном сервисе

Принцип одинаков везде. В DataLens это выглядит так: создали подключение, на его основе датасет, из датасета — чарты, чарты поставили на дашборд, добавили селектор. В документации Яндекса есть пошаговый пример на данных о продажах: столбчатая диаграмма по подкатегориям, диаграмма с областями по неделям, карта продаж и фильтр по дате заказа.

Не хотите собирать сами? Закажите разработку дашборда: сделаем экран по вашим вопросам и подключим данные.

Последний шаг. Проверьте на человеке и запустите

Grafana предлагает проверку, которую стоит сделать с любым дашбордом: покажите его постороннему и посмотрите, сколько времени уйдёт, чтобы разобраться и не потеряться. Если человек запутался, виноват экран, а не читатель.

Как сделать дашборд в PowerPoint: пошаговая инструкция

PowerPoint — самый доступный способ показать цифры на одном слайде. Его не заменит BI-сервис, но для ежемесячного отчёта руководству он часто подходит. Ниже — порядок действий по справке Microsoft.

Шаг 1. Создайте диаграмму

Чтобы создать простую диаграмму с нуля, нажмите «Вставить» и выберите «Диаграмма». Выберите тип и дважды щёлкните нужный вариант. На появившемся листе замените заполнители своими данными, а по завершении закройте лист. Справа от диаграммы появятся кнопки: «Элементы диаграммы» для названий осей и меток данных и «Стили диаграммы» для цвета.

Шаг 2. Свяжите диаграмму с Excel

Если данных много, лучше собрать диаграмму в Excel и скопировать в презентацию. Этот способ оптимален и тогда, когда данные регулярно меняются: при копировании сохраните связь с файлом Excel. Тогда цифры на слайде можно обновить, а не строить график заново.

Есть несколько способов вставки:

• Связать целый лист. «Вставка» → «Объект» → «Создать из файла» → «Обзор», затем отметьте «Связать». Связанный объект показывает данные верхнего активного листа книги.
• Внедрить таблицу. Копия таблицы будет храниться в PowerPoint. Для изменения данных нужно открыть её в Excel.
• Вставить как рисунок. Данные уже нельзя изменить. Подходит, если цифры не меняются.

Шаг 3. Обновляйте

Для связанных данных щёлкните правой кнопкой мыши по данным и выберите «Обновить ссылку». Изменить данные диаграммы можно и в самом PowerPoint, независимо от того, внедрена диаграмма или связана.

Шаг 4. Расставьте блоки по правилам дашборда

Один слайд — один экран. Положите главное число крупно вверху слева, ниже — график, ещё ниже — таблицу. Не кладите на слайд всё подряд. Правила те же: Power BI советует убирать лишнее, использовать карточки для главной цифры и не делать 3D-диаграммы.

Что ломается в PowerPoint

Три типичных проблемы описаны в справке Microsoft.

Когда PowerPoint достаточно, а когда нет

PowerPoint подходит для встречи, на которой вы показываете один набор цифр. Слайд — это снимок данных на момент обновления. В прочитанных нами страницах справки по диаграммам нет селекторов, связей между диаграммами и автообновления по расписанию, как в DataLens или Power BI. Если нужно, чтобы руководитель сам выбирал период и город, а данные обновлялись сами, переходите на сервис. Выбор помогает сделать наша статья Power BI или DataLens.

Чем собрать дашборд: сравнение инструментов

Готовых систем много. Мы сравнили те, чья документация есть в открытом доступе. Условия, цены и доступность сервисов меняются, поэтому проверяйте их на сайтах производителей.

Как выбрать

Короткая шпаргалка. Если цифры нужны только из Метрики или Директа, начните с их готовых дашбордов. Если нужно собрать цифры из нескольких систем и поделиться экраном, подойдёт BI-сервис: DataLens, Power BI, Metabase или Data Studio. Для мониторинга серверов создана Grafana. Для разовой встречи с руководством хватит PowerPoint со связанным Excel.

Если вы выбираете между Power BI и DataLens, мы разобрали вопрос в отдельной статье. А если нужны цифры из Метрики, начните с настройки веб-аналитики и коллтрекинга: без них на дашборде будет пусто.

Где посмотреть живые примеры

Учиться проще на готовых экранах.

Ошибки: из-за чего дашборды не работают

Список составлен по рекомендациям документации. Мы перевели их с технического языка на деловой.

Мало данных — большая погрешность

Одна из самых коварных ошибок — делать выводы по малым числам. Конверсия — это целевое действие посетителя: заявка, звонок, покупка. В справке Директа есть таблица: чем меньше конверсий, тем больше возможное отклонение от истины. Чтобы уменьшить погрешность вдвое, нужно в четыре раза больше конверсий.

Практический вывод: если в строке отчёта одна-две конверсии, не принимайте решения по цене конверсии. Берите более длинный период или другую цель.

Расхождения цифр между системами

Цифры в Директе и Метрике могут отличаться: у них разные методики расчёта. Это нормально. Сравнивайте одинаковые периоды и одну модель атрибуции. Так называют правило, по которому сервис решает, какому источнику засчитать заявку. В Директе по умолчанию используется модель «Последний переход из Директа кросс-девайс». Если реклама есть, а отдача неясна, начните с аудита рекламы.

Что делать завтра

Вы прочитали много. Вот минимальный план на ближайшую неделю.

Если вы дочитали до этого места, самое сложное позади. Дашборд — это не проект на полгода. Это экран, который можно собрать за неделю и улучшать, пока он помогает принимать решения. А когда захочется масштаба, подключайте автоматизацию и цифровую трансформацию: мы поможем встроить цифры в работу команды.